WebShop-Bestellung

Eine WebShop-Bestellung (Kundenbestellung) wird über eine interne WebShop-Schnittstelle erzeugt. Bestellangaben aus Ihrem WebShop werden automatisch in einem bestimmten Zeitintervall „abgeholt“ und als Kundenbestellung angelegt. Ein sogenannter „AutoJob“ (Administration/AutoJob) übernimmt dabei diese Automation. Hier legen Sie fest, in welchen zeitlichen Abständen die Daten vom WebShop geholt werden sollen. Dabei muß der WebShop die Daten in einem XML-Format zur Verfügung stellen!

Bei der Kundenbestellung kommt der Adresse (Kunde) eine besondere Bedeutung zu. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Shop-Kunden zu identifizieren, wenn er bereits Altkunde ist oder Neukunde werden möchte. Um die Kundenbestellung eindeutig einem Kunden zuordnen zu können, gibt es 5 Funktionsbutton mit folgender Bedeutung:

• Neukunde: Adressdaten können übernommen werden durch Neuanlage im Kundenstamm, es wird eine eindeutige Kundennummer zugeordnet (Adresse erzeugen)

• Altkunde: Adresse ist eindeutig bereits im Kundenstamm vorhanden (Kundennummer stimmt überein) und wird direkt übernommen **(Adresse zuordnen) **– erfolgt i.d.R. automatisch

• Altkunde mit geänderten Anschriften: Programm findet vorhandenen Eintrag im Kundenstamm und übernimmt die Einträge aus dem Kundenstamm in die Kundenbestellung, indem die WebShop- Adressdaten überschrieben werden** (Kundenbestellung überschreiben)**

• Altkunde mit geänderten Anschriftsdaten: Programm findet vorhandenen Eintrag im Kundenstamm und bemerkt Änderungen; geänderte Adresseinträge aus dem WebShop können im Kundenstammblatt überschrieben werden (Adress-Stammdaten aktualisieren)

• Weichen Rechnungsanschrift und Lieferanschrift bei Neukunden voneinander ab, kann zusätzlich eine Lieferanschrift im Kundenstamm erzeugt werden (Lieferanschrift erzeugen)

Nach eindeutiger Kundenzuordnung der WebShop-Bestellung erfolgt die weitere Auftragsbearbeitung. Wie bei allen anderen Belegarten auch, können Sie direkt aus der Kundenbestellung einen Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung erzeugen (Actionbutton).

Werden neue Artikel für den WebShop angelegt, werden diese ebenfalls nach einem bestimmten Zeitintervall an den WebShop geschickt (ebenfalls im XML-Format) und stehen dann dort zum Verkauf zur Verfügung. Dazu muß der Artikel jedoch das Kennzeichen „WebShop“ besitzen. Der Datenexport erfolgt automatisch über den AutoJob (siehe oben).

Bestellung manuell erfassen

Neben dem automatischen Import aus dem WebShop können Sie eine Kundenbestellung auch von Hand anlegen. Öffnen Sie dazu die Maske Kundenbestellung, wählen Sie den Kunden aus und erfassen Sie die Positionen mit Artikeln und Mengen; bei Bedarf fügen Sie Textbausteine hinzu. Beim Speichern prüft das Programm automatisch die Pflichtangaben, Preise und das Skonto. Fehlen Angaben oder ist die Lizenz nicht aktiv, erscheint eine Hinweismeldung.

Eine neue Bestellung erhält den Status „Offen“. Aus der offenen Bestellung erzeugen Sie – wie aus dem WebShop-Import – die nachfolgenden Belege Auftrag, Lieferschein und Rechnung; der Status begleitet den Beleg durch den Verkaufsprozess. Änderungen an einer Bestellung werden in der Änderungshistorie mitprotokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, was wann angepasst wurde.

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