Verkauf

Für die Verkaufsabwicklung stehen Ihnen 8 verschiedene** Belegarten** zur Verfügung:

• Angebot

• Auftrag

• Reservierung

• Lieferschein

• Rechnung

• Periodische Rechnung

• Gutschrift

• Interne Rechnung

💡 TIPP! Damit Sie schnell erkennen, um welche Belegart es sich handelt, sollten Sie in den Nummernvorgaben für die Beleg-Nummernkreise im Mandantenstamm, jeweils ein eindeutiges Kürzel (FIX) vor die Belegnummer setzen (z.B. AG=Angebot, AU=Auftrag, LS=Lieferschein, RE=Rechnung, GU=Gutschrift).

Der wesentliche Unterschied zwischen den Belegarten besteht in der Lagerbestandsführung.

Im Angebot und im Auftrag erfolgt keine Lagerbestandsveränderung, die Lagerbestandsmenge steht Ihnen uneingeschränkt zur Verfügung.

Im Lieferschein und in der Rechnung dagegen werden Lagerbestände verändert. Beim Speichern dieser Belegarten werden i.d.R. die Lagerbestände reduziert, bei negativen Mengen ( z.B. durch Rücknahme eines Artikels ) erhöht sich der Lagerbestand.

Bei der Gutschrift wiederum erfolgt keine Lagerbestandskorrektur ( Lagerzugang ), der Kunde erhält lediglich einen bestimmten finanziellen Betrag gutgeschrieben. Hingegen beim Stornieren einer Rechnung handelt es sich um eine i.d.R. körperliche Warenbewegung (Artikel wird wieder auf Lager gelegt ), d.h. der Lagerbestand erhöht sich. Auch bei Rücknahmen (negative Menge in einer Rechnung) wird der Lagerbestand korrigiert und die zurückgenommenen Artikel dem Lager zugebucht (Ausnahme: fehlerhafte bzw. reklamierte Ware).

Der Aufbau aller Belegarten ist gleich. Die Belege bestehen aus einem Belegkopf und mindestens einer Position (Posten). Der Belegkopf enthält u.a. allgemeine Daten zum Kunden, Belegnummer , Belegdatum, Belegerfasser. Diese gelten für den gesamten Beleg. Die Positionen beschreiben die einzelnen Verkaufsartikel, deren Bezeichnung, Preis, Mengen usw..

Es gibt 3 verschiedene Positionsarten:

Artikel - Hauptpositionsart, wird automatisch bei Wahl eines Artikels eingesetzt

Artikel ohne Lagerbuchung - es erfolgt keine Lagerbewegung, Positionsart muß ausgewählt werden

Text - mit der Funktionstaste F10 wird ein Texteditor geöffnet

Im Register Info’s werden zusätzliche Belegdaten gespeichert. Dabei handeln es um Informationen zum Versand, Bestellung, Zahlungsziel und Preisliste, Sektsteuerart usw.. Außerdem können hier Beleg- und Fakturatexte hinterlegt werden. Das Register **Anschriften **beinhaltet sowohl die Liefer- als auch die Rechnungsanschrift des Kunden. Hier können auch von der Rechnungsanschrift abweichende Lieferanschriften gewählt werden.

Beleg anlegen

Öffnen Sie die gewünschte Belegart (z. B. Auftrag) und wählen Sie zunächst den Kunden bzw. die Adresse – ohne Adresse kann der Beleg nicht weiterverarbeitet werden. Erfassen Sie anschließend die Positionen mit Artikel, Menge und gegebenenfalls Verpackung oder Einheit; bei Bedarf wählen Sie Preisliste, Versandart und Währung. Die Beträge (Netto, Brutto, Mehrwertsteuer) berechnet das Programm beim Abschluss automatisch, Sie müssen sie nicht selbst eintragen.

Beleg in Folgebeleg übernehmen

Aus einem bestehenden Beleg lässt sich ein Folgebeleg erzeugen – etwa aus einem Auftrag eine Rechnung oder ein Lieferschein. Öffnen Sie den Quellbeleg und wählen Sie die Übernahmefunktion; das Programm übernimmt Kopf- und Positionsdaten, und bei Teilmengen wird die bereits übernommene Menge mitgeführt. Möglich sind unter anderem die Übergänge Angebot → Auftrag, Rechnung, Reservierung oder Lieferschein, Auftrag → Rechnung oder Lieferschein, Reservierung → Lieferschein sowie Lieferschein → Rechnung.

Beleg abschließen

Beim Abschluss werden Rabatte , Werbegutscheine und Skonto angewendet und die Belegsummen festgeschrieben; offene Werbegutscheine des Kunden werden dabei automatisch angeboten. Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiviert, muss eine erstellte Rechnung von einer anderen Person freigegeben werden, bevor sie gültig ist – Erstellen und Freigeben durch dieselbe Person ist dann nicht möglich.

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