Datenschutz (DSGVO)

Dieser Abschnitt richtet sich an Anwenderinnen und Anwender von Weinmann pro und erklärt, welche personenbezogenen Daten Sie im Programm verarbeiten und worauf Sie im Arbeitsalltag achten sollten.

Welche personenbezogenen Daten erfasse ich?

Die meisten personenbezogenen Daten liegen in den Adressen (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner). Dazu gehören typischerweise Name und Anrede (Vorname, Name, Titel, Briefanrede), die Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Postfach), Kontaktdaten (Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Webadresse), weitere Angaben wie Geburtsdatum oder Abteilung sowie Zahlungsdaten (IBAN, Kontoinhaber, USt-IdNr., Steuernummer). Diese Daten werden bei Bestellungen, Belegen, Versand und Mailversand weiterverwendet.

Datensparsamkeit

Erfassen Sie nur, was Sie wirklich benötigen – ein Geburtsdatum etwa nur dann, wenn es für den Altersnachweis beim Weinversand tatsächlich erforderlich ist. Tragen Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, Religion, politische oder gewerkschaftliche Zugehörigkeit u. Ä.) in Freitext-, Notiz- oder Bemerkungsfelder ein, und vermeiden Sie sensible Angaben in Belegtexten, die später gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Halten Sie Adressen aktuell und dublettenfrei – die Richtigkeit der Daten ist auch eine Datenschutz-Pflicht.

Häufige Fragen

Verlangt ein Kunde die Löschung aller seiner Daten, geben Sie die Anfrage an die Administration bzw. den Datenschutzbeauftragten weiter; eine vollständige Sofort-Löschung ist wegen der Aufbewahrungsfristen für TSE-signierte Belege meist nicht möglich. Das Geburtsdatum erfassen Sie nur, wenn es erforderlich ist, etwa für den Altersnachweis beim Versand. Kundendaten dürfen Sie per E-Mail nur an die betroffene Person selbst bzw. im Rahmen des Auftrags versenden – vermeiden Sie unnötige personenbezogene Daten in Serienmails.