Jeder Benutzer wird einer Benutzergruppe zugeteilt. Die einzelnen Benutzergruppen sind mit Rechten ausgestattet, die es ihnen erlauben, auf bestimmte Tabellen, Formulare, Module oder einzelne Felder zuzugreifen - (siehe Rechtevergabe).

Die Rechtevergabe in den Benutzergruppen und die Zuteilung der Benutzer erfolgt in Absprache mit der Unternehmensführung und kann nur durch autorisierte Personen (Systemadministratoren) vorgenommen werden.